1.- Visualiza tu flujo de trabajo.
Diseña tu flujo de trabajo, plantea una serie de pasos a cumplir para obtener un producto, dibujalo en el tablero
Ejemplo: Llamar al cliente > Adquirir Lead > Cerrar trato
Puedes usar el clásico tablero, dibujas columnas para cada paso y filas para darle sentido al flujo. En el tablero colocaremos tarjetas post its para crear las tareas.
Una opción al tablero clásico, es elegir un software de la gran variedad que existe en el mercado para tener nuestro tablero digital, en nuestro caso elegimos Trello.
Seguidamente asignemos prioridades, a quien le asignaremos la prioridad de realizar una tarea? qué tal ha sido su desempeño?
Por último armemos el kanban team, tomemos en cuenta cada roll, quién será el encargado de tomar una tarea en cada fase del tablero?, debemos llevar un historial de las actividades para establecer nuestro “Pull System”.
2.- Establece los límites de tu trabajo en curso o “WIP” (Work In Process)
Evalúa los límites que tiene tu equipo de realizar tareas, de nada sirve hacer varias cosas y dejarlas a la mitad, lo que se empiece se debe terminar antes de comenzar otra tarea. Para establecer estos límites, siempre es recomendable revisar las fechas de entrega de las tareas y el tiempo empleado para cada una de ellas.
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3.- Gestión de Flujo
No basta con establecer un flujo de trabajo, debemos revisar constantemente su funcionamiento, ver que está funcionando y que está presentando fallas y solucionarlas.
4.- Las reglas del juego
Debemos establecer reglas para realizar el trabajo, estas deben ser acordadas tanto con el equipo de trabajo, como con la organización. Todos y cada uno deben conocer las reglas y entenderlas.
Ejemplos de estas reglas pueden ser:
Límite del WIP del equipo.
El tiempo deseado de entrega
Esquema de programación de reuniones de priorización de actividades
Acuerdo de para establecer tiempos de entrega
5.- Mejoras
La mejora continua debe ser una constante en los equipos de kanban, podemos usar muchos métodos de autoexaminación para ver las fallas del equipo y/o del proceso y asi saber que debemos mejorar.
Podemos examinar ciertos puntos de nuestro desempeño, como:
Al examinar nuestro tablero de kanban, donde están los cuellos de botella? o las limitantes?
Qué problemas nos pueden causar dichas limitantes?
Un ejemplo de limitantes pueden ser:
De los integrantes del equipo: resistencia al cambio de metodología.
En los procesos: no existen procesos para enfrentar las fallas
Politicas erroneas: demasiadas reuniones que no son productivas
y por último la pregunta: Cómo vas a resolver estos problemas en tu organización?
Una excelente herramienta para llevar a cabo este paso, son las reuniones de retrospectiva que se realizan en SCRUM.
Hablando de retrospectivas, aquí podrás ver como realizarlas de manera exitosa.
Kanban es un método muy bueno, de reglas sencillas, mientras sepamos cómo aplicarlo, le podremos exprimir todas sus bondades. Siempre y cuando ejecutemos una revisión continua de nuestro desempeño.